HORODATEUR INTELLIGENT POUR VOS EMPLOYÉS ET PLANIFICATEUR DE PERSONNEL

CLOCK est une application de gestion des quarts de travail entièrement connectée à RESTOCK. En plus de permettre à vos employés de consulter leurs quarts de travail et d'enregistrer les heures travaillées directement sur leurs cellulaires, CLOCK vous donne accès en temps réel au ratio de masse salariale de votre établissement. Ce ratio est une information essentielle afin d'ajuster la taille de l'équipe en place et ainsi maximiser l'équilibre coûts/bénéfices de votre établissement.

Configuration

Activation du module CLOCK

Pour activer le module CLOCK, rendez-vous à la section Succursales > Intégrations, puis appuyez sur le bouton Ajouter de la sous-section GESTION DE PERSONNEL (CLOCK). Un panneau s'ouvrira vous permettant de choisir le module CLOCK.



Si vous possédez déjà des tags NFC à utiliser avec l'appli CLOCK, vous pouvez les ajouter en appuyant d'abord sur le menu Voir /Modifier. Une fenêtre s'ouvrira vous permettant d'ajouter vos tags NFC. Pour chacun, vous devez spécifier un nom ou emplacement ainsi que le numéro de série.



Une fois le module CLOCK activé, vous devez configurer vos départements, rôles, stations et membres de l'équipe.

Gestion des départements, rôles et stations

Les départements regroupent les différentes stations de travail de votre établissement. Pour ajouter un département, il suffit d'appuyer sur le bouton ( + ). Pour ajouter une station à un département, appuyez sur ( + ), nommez la station et sélectionnez une couleur qui servira de repère visuel dans l'horaire. Finalement, créez les différents rôles que vous pourrez assigner à chacun des membre de l'équipe (ex: cuisinier, serveur, plongeur, etc.).

Gestion de l'équipe

Avant d'assigner des quarts de travail, vous devez d'abord ajouter des membres à votre équipe et envoyer une invitation courriel contenant les instructions de téléchargement et de connexion à l'appli mobile CLOCK. Pour ce faire cliquez d'abord sur Gestion de l'équipe:



puis sur Ajouter...:



Une première fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous devez renseigner soit le courriel ou le numéro de téléphone afin que le système s'assure que l'employé n'existe pas déjà:



L'étape suivante consiste à compléter la fiche de l'employé:



Une fois les informations complétées, vous pouvez personnaliser les disponibilités de cet employé afin d'éviter qu'un quart de travail ne lui soit assigné alors qu'il est indisponible (ex: maladie, école, vacances, formation etc.):



Pour inviter l'employé à télécharger l'application CLOCK, il faut d'abord appuyer sur l'icone de téléphone à partir de la liste d'employés:



Une fenêtre s'ouvrira affichant le statut d'utilisation de l'app. Cliquez sur Envoyer une invitation.



L'employé en question recevra alors un courriel d'invitation à télécharger l'application CLOCK à partir de son téléphone intelligent.

Horaire et assignation des quarts

Pour créer un horaire de travail, appuyez sur Nouvel horaire:



Sélectionnez ensuite une semaine du calendrier:



Appuyer sur Ajouter, puis sélectionner un employé dans le panneau et glissez-le sur l'horaire:



Procédez de la même manière pour ajouter des quarts de travail en déposant chaque quart sur la journée voulue:





Pour publier l'horaire et ainsi envoyer des notifications à vos employés via l'application mobile CLOCK, appuyez sur Publier.



Vos employés ne verront pas les changements d'horaire tant que vous ne publiez pas vos modifications

Modification d'un quart

Pour changer l'heure, la station ou simplement supprimer un quart à l'horaire, il suffit de déverrouiller l'horaire et de cliquer sur le quart à modifier:

Gestion des remplacements

La liste de remplacements vous permet de réassigner un quart de travail à une autre personne.



Pour réassigner un quart, il suffit de sélectionner une personne dans la liste de remplaçants et d'appuyer sur confirmer. Une notification sera alors envoyée aux personnes concernées via l'application mobile CLOCK et l'horaire sera mise à jour automatiquement.

Application CLOCK pour téléphone intelligent:

Installation

À partir du courriel d'invitation, cliquez sur le bouton de téléchargement (via App Store ou Google Play selon votre type d'appareil) et procédez à l'installation. Une fois l'installation complétée, cliquez sur le bouton Connexion / Login du courriel. L'application CLOCK devrait s'ouvrir et vous connecter automatiquement.

Fonctionnalités

Voici un tour d'horizon des fonctionnalités de l'application:

MES QUARTS (écran principal)

L'écran principal regroupe vos quarts de travail par emplacement et par date. Chacun des quarts de travail affichés contient l'heure de début et de fin ainsi que la station.

Débuter / Terminer un quart de travail
Appuyer sur un des quarts de travail de la liste pour accéder à l'horodateur.



Appuyez ensuite sur le bouton DÉMARRER situé au bas de l'écran.



Si votre employeur requiert la détection de signal NFC, vous devez approcher votre appareil de la pastille de détection pour pouvoir démarrer l'horodateur.

Lorsque l'horodateur est démarré, l'heure de début du quart sera inscrite (en vert) dans la partie supérieure de l'écran. Pour terminer un quart ou stopper temporairement l'horodateur, il suffit d'appuyer sur le bouton STOP. L'heure d'arrêt sera inscrite (en rouge) dans la partie supérieure de l'écran. Vous pouvez répéter l'opération autant de fois que vous le désirez lors d'un même quart de travail (ex: pause, repas, rdv, etc.).

DEMANDE DE REMPLACEMENT

Pour demander un remplacement, il suffit d'appuyer sur le bouton Demande de remplacement situé dans la partie supérieure de la fiche détail du quart:



Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de spécifier une raison justifiant le remplacement:



Lorsque la demande est envoyée, un message s'affiche automatiquement dans la messagerie permettant aux autres membres de l'équipe de proposer leur candidature pour le remplacement.

MESSAGERIE

La messagerie vous permet de communiquer avec les autres membres de l'équipe (gestionnaires, employés etc.). Lorsqu'un autre membre de l'équipe demande un remplacement, un message apparaîtra à cet endroit vous permettant de proposer votre candidature pour le remplacement. Si votre candidature est approuvée par votre gestionnaire, le quart vous sera assigné.

PARAMÈTRES

L'écran des paramètres vous permet de:

vous déconnecter de l'application;
mettre à jour votre adresse courriel et/ou numéro de téléphone au besoin;
obtenir une copie de vos données;
supprimer votre compte définitivement;

Mis à jour le : 11/03/2024