Inventaire théorique et capture d'inventaire

Inventaire théorique

RESTOCK calcule les quantités en inventaire pour chacun de vos produits et recettes en fonction des achats (approvisionnement chez vos distributeurs) et des ventes effectuées (mix de ventes). Ce calcul correspond à votre inventaire théorique. Le terme théorique est utilisé ici car les quantités débitées de vos inventaires sont calculées principalement en fonction des ingrédients qui composent vos recettes.

L'inventaire théorique sert de point de comparaison avec votre inventaire réel. L'écart entre les deux est une information essentielle pouvant attirer votre attention sur plusieurs problèmes dont:
les différences entre les quantités spécifiées dans vos recettes et ce qui est réellement utilisé lors de la préparation
les pertes alimentaires
les pertes à la transformations
le vol de marchandise

Ajustements d'inventaires

Étant donné les problèmes mentionnés plus haut, il est essentiel d'effectuer des ajustements d'inventaires pour aligner l'inventaire théorique avec la réalité. Ceci permettra de mieux planifier les commandes, calculer les coûts avec précision et gagner du temps lors des captures d’inventaire de fin de période.

Il est possible d'effectuer des ajustements à plusieurs endroits dans la plateforme notamment:

Liste de produits (Stocks)
Fiche produit
Fiche recette
Carnet de commande
Section Succursale > Inventaire
Section inventaire de l'application pour tablettes

Inventaire réel

L'inventaire réel est la quantité exacte en stock de chacun de vos produits. Comme les quantités en stock peuvent varier d'une minute à l'autre en fonction des achats, ventes, préparations, pertes alimentaires, etc., la seule façon d'obtenir un inventaire réel à un moment précis est de réaliser une capture d'inventaire.

Une capture d'inventaire consiste à confirmer les quantités de l'ensemble de vos produits à une date précise. Ceci permet de transformer votre inventaire théorique en inventaire réel pour cette date. Il est nécessaire de réaliser une capture d'inventaire à la fin de chaque période financière pour générer des rapports sur les variations d'inventaire. Cela permet d’obtenir une comparaison entre le coût théorique et le coût réel.

Une capture de fin de période doit être datée du dernier jour de cette période. Elle sert à la fois d'inventaire de clôture pour la période écoulée et de point de départ pour la période suivante.

À partir de l'application pour tablette (méthode privilégiée)

Voir: Installation de l'appli RESTOCK pour tablette



Rendez-vous à la section Inventaire;
Appuyez sur le bouton DÉBUTER UNE CAPTURE D'INVENTAIRE ;
Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de sélectionner la date de la capture. Cette date doit correspondre à la dernière journée de la période pour laquelle vous réalisez l'inventaire;
Le système récupérera les quantités et prix tels qu'ils étaient à cette date et heure;



Accédez à vos emplacements et ajustez les quantités à l'aide de la calculatrice intelligente et/ou de la balance connectée;
Répétez pour toutes les sections à inventorier;
Une fois l'inventaire complété, appuyez sur TERMINER LA CAPTURE D'INVENTAIRE;




Si vous débutez une capture en avance, les quantités entrées seront modifiés automatiquement en cas de mouvements d'inventaire (ex: achats, ventes, préparation, pertes etc.) et ce, jusqu'à 23h59 de la date de la capture.
Exemple: Vous débutez la capture d'inventaire du 31 janvier à 15h00 et entrez une quantité de 2 bouteilles. Si vous vendez une bouteille à 22h00 le soir même, vous aurez au final 1 bouteille à votre inventaire lorsque vous fermerez votre capture le lendemain car celle-ci a aura été débité automatiquement avant 23h59.

À partir du tableau de bord

Rendez-vous à la section Stocks et appuyez sur le bouton Inventaires pour ouvrir le tiroir des captures d'inventaire;
Cliquez ensuite sur le bouton + NOUVELLE CAPTURE;
Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de sélectionner la date de la capture. Cette date doit correspondre à la dernière journée de la période pour laquelle vous réalisez l'inventaire;
Une fois créée, la nouvelle capture sera en mode édition vous permettant d'ajuster les quantités en stock à cette date;




Exemple: Pour pouvoir consulter un rapport de variations d'inventaire pour le mois d'avril, vous devez préalablement réaliser une capture le 31 mars et une autre le 30 avril suivant.

Notez qu'il est possible de modifier la date d'une capture à partir de sa page d'édition:

Rapports d'inventaire

La section rapport vous permet (entre autres) de:
consulter les variations d'inventaire
comparer le coût théorique et le coût réel
comparer la période actuelle avec la précédente et/ou la même période de l'année dernière
visualiser la répartition de vos matières premières par catégorie
télécharger les rapports d’inventaire détaillés au format Excel



Le crochet vert vous indique qu'une capture d'inventaire a été effectuée au début et/ou à la fin de la période indiquée, vous donnant accès au rapport de variations et vous permettant de comparer le coût réel vs théorique pour cette période.

Rapport d'utilisation théorique vs réel

Le rapport d'utilisation théorique vs réel est conçu pour fournir une analyse détaillée, par item, de ce qui est réellement utilisé par votre restaurant en comparaison à ce qui devrait l'être en théorie. Il s'agit d'un rapport Excel dont chaque ligne présente les données d'utilisation d'une recette ou un produit de base.

Les colonnes du rapport sont regroupées en quatre sections, de gauche à droite:

les premières colonnes sont utilisées pour détailler l'item dont il est question sur chaque ligne (nom, catégories, format des quantités présentées au rapport, etc.);
les colonnes regroupées sous le titre Utilisation réelle détaillent le calcul de l'utilisation réelle de l'item en fonction des données d'inventaire et des achats;
les colonnes regroupées sous le titre Utilisation théorique détaillent le calcul de l'utilisation théorique de l'item en fonction des données de ventes et d'autres opérations que vous avez enregistrées dans Restock;
les colonnes regroupées sous le titre Différence permettent d'observer les écarts entre le réel et le théorique en terme de quantité et de valeur monétaire.




Description et provenance des données de la section "Utilisation théorique":

Préparé: Quantités de recettes préparées qui ont été déclarées lors de l'utilisation de certains modules complémentaires dans Restock (ex: module d'impression d'étiquette). Représente une hausse de l'inventaire, donc une quantité d'utilisation négative;
Ventes clients: Quantités vendues à vos clients selon les données de vente fournies à Restock par votre POS ou autres sources de données de vente. À noter que si une recette présente un inventaire de 0 dans Restock lors de sa vente, les débits d'inventaires sont enregistrées sur ses ingrédients. Par exemple: les ventes d'un hamburger donnent généralement lieu à des ventes clients enregistrées sur les lignes correspondant au pain, viande hachée, tomate, etc.. Représente une baisse d'inventaire, donc une quantité d'utilisation positive;
Transferts entre succursales: Quantités transférées vers d'autres succursales (pour les clients ayant plusieurs succursales et ayant activé cette option dans la section Approvisionnement du tableau de bord). Ces quantités sont aussi incluses dans la colonne Achats dans le rapport de la succursale qui reçoit le transfert. Représente une baisse d'inventaire, donc une quantité d'utilisation positive;
Transformé: Quantités d'ingrédients qui ont été transformées pour produire des recettes. Elle sont générées par des déclarations de préparation lors de l'utilisation de certains modules complémentaires dans Restock (ex: module d'impression d'étiquette). Représente une baisse de l'inventaire, donc une quantité d'utilisation positive;
Perte: Quantités déclarées comme perdues dans la section Journal des pertes de votre tableau de bord. Représente une baisse de l'inventaire, donc une quantité d'utilisation positive;
Utilisation théorique: Total des colonnes précédentes qui représente les quantités qui auraient dû être utilisées par votre restaurant sur la durée du rapport.

Mis à jour le : 01/11/2024